Treffpunkt Betriebsrat

Was ist Inhalt der Personalakte und was gehört nicht hinein?

In der Personalakte bewahrt der Arbeitgeber alle Unterlagen auf, die in Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Sie beginnt meist mit den Bewerbungsunterlagen, Einstellungstests und den Angaben aus dem Personalfragebogen und endet mit der Kündigung bzw. mit dem Aufhebungsvertrag.

Beispiele: Arbeitsvertrag, Änderungen zum Arbeitsvertrag, nachweise von Fortbildungen, Zusatzausbildungen und Qualifikationen, Teilnahmebescheinigungen, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldungen), Urlaubsanträge, Abmahnungen, Rügen, Betriebsbußen, Vorfälle im Betrieb (Dokumentation einer Beleidigung, eines tätlichen Angriffs auf Kollegen/Vorgesetzte), Zeugnisse

Unzulässig ist jeder Eingriff in die Privatsphäre, der in der Personalakte festgehalten wird, z.B. Dokumentation der Mitgliedschaft in der Gewerkschaft, dortiges ehrenamtliches Engagement, Zugehörigkeit zu einer bestimmten Religionsgemeinschaft, etc.

Wann und wie kann der Arbeitnehmer erfahren, was Inhalt seiner Personalakte ist?

Gemäß § 83 BetrVG (eine ähnliche Regelung gibt es auch im Personalvertretungsrecht) hat jeder Arbeitnehmer das Recht, jederzeit in seine Personalakte Einsicht zu nehmen. Wird die Personalakte nicht in dem Gebäude aufbewahrt und geführt, in dem der Arbeitnehmer tätig ist, hat der Arbeitgeber dafür zu sorgen, dass sie ihm entweder zugeführt wird oder der Arbeitnehmer hat das Recht, während der Arbeitszeit in das entsprechende Gebäude zu fahren und dort Einsicht zu nehmen. Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer nicht darauf verweisen, dass ein anderer für ihn Einsicht nehmen könne. Die Durchführung des Einsichtsrechts sollte immer per Betriebsvereinbarung geregelt sein, ebenso wie die Lagerung, Verwahrung und maximale Aufbewahrungsdauer und Entfernung. Der Arbeitnehmer sollte die Personalakte seitenweise nummerieren, falls dies nicht geschehen ist, beginnend mit Seite Null. Auf der letzten Seite ist ein Blankoblatt mit Seitenzahl einzufügen und mit dem Zusatz „Eingesehen am (Datum)“ und Unterschrift zu versehen. Ebenfalls sollte nach zusätzlichen Akten gefragt werden und die Verneinung dort dokumentiert werden

Beispiel: „Auf Befragen gab der Arbeitgeber an, keine weiteren Beiakten zu Personalakte zu führen...“

Der Arbeitnehmer hat das Recht, sich entweder gänzlich zum Beispiel von einem Betriebsratsmitglied bei der Einsichtnahme vertreten zu lassen oder kann dasselbe mitnehmen und hinzuziehen. Die weitere Unterschrift des Betriebsratsmitglieds als Zeugen ist hilfreich.

Kann der Arbeitnehmer verlangen, bestimmte Inhalte aus der Personalakte zu entfernen?

In bestimmten Fällen hat der Arbeitnehmer einen Entfernungsanspruch, und zwar bei:

• unwahren Vorfällen (auch Abmahnungen, Ermahnungen, Verleumdungen von Kollegen etc.)
• Missverständlicher Darstellung oder
• der Aufbewahrung unzulässiger Dokumente.

Bei der Entfernung sollte wenn möglich ein Mitglied des Betriebsrats hinzugezogen werden, dem der Sachverhalt geschildert wird. Es besteht auch die Möglichkeit eine sogenannte Gegendarstellung beizufügen, in der man den Sachverhalt aus eigener Sicht schriftlich niederlegt und dem Arbeitgeber zur Personalakte überreicht. Insbesondere bei Abmahnungen kann es sinnvoller und taktisch klüger sein, die auch unrichtige Abmahnung nicht entfernen zu lassen.

Wie lange kann eine Abmahnung oder Ermahnung in der Personalakte aufbewahrt werden?

Teilweise ist in Betriebsvereinbarungen ein „Haltbarkeitsdatum“ festgelegt. Ist dies nicht der Fall, wird in der Praxis von den Gerichten durchaus unterschiedlich über diese Frage entschieden: Teilweise geht man davon aus, dass bei üblichen, nicht schwerwiegenden Verstößen (z.B. Unpünktlichkeit, Verkürzung der Arbeitszeit oder privates Telefonieren während der Arbeitszeit) nach spätestens zwei Jahren die Abmahnung oder Ermahnung aus der Personalakte auf Antrag zu entfernen ist. Andererseits sind auch Gerichte der Ansicht, dass jedes Verhalten des Arbeitnehmers zu dem Verlauf seines Arbeitsverhältnisses gehört und daher ein regelmäßiger Anspruch auf Entfernung nach einer bestimmten Zeit nicht bestehe. Allein aus dieser Rechtsunsicherheit heraus empfiehlt sich der Abschluss einer entsprechenden Betriebsvereinbarung.