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Ein Arbeitnehmer haftet dem Arbeitgeber gegenüber nicht für jeden von ihm verursachten Schaden. Eine Schadensersatzpflicht setzt ein auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit (Außer-Achtlassung der erforderlichen Sorgfalt) basierendes Verschulden voraus. In einigen Fällen kann auch ein mittlerer Fahrlässigkeitsgrad eine Zahlungspflicht begründen.
Beispiel: Ein Speditionsfahrer feiert während der Arbeitszeit seinen Geburtstag, indem er mit Kollegen darauf kräftig anstößt und fährt dann mit dem LKW des Arbeitgebers auf dem firmeneigenen Parkplatz gegen einen Zaun. Dort verursacht einen Schaden am LKW und am Zaun in Höhe von 2000 Euro. Er hat grob fahrlässig gehandelt und ist im vorliegenden Fall zum vollen Schadensersatz verpflichtet. Dasselbe gilt übrigens, wenn ein Kraftfahrer mit „Restalkohol“ von einer Feier am freien Tag oder Abend zuvor einen Unfall verursacht und dem Arbeitgeber dadurch ein Schaden entsteht. Auch das ist grob fahrlässig.
In welcher Höhe der Arbeitnehmer zum Schadensersatz verpflichtet ist, hängt gerade bei der am häufigsten vorkommenden fahrlässigen Verursachung vom Grad des Verschuldens ab, also davon, wie die Beurteilung der Anteile der Verursachung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer ausfällt. Der Schaden wird in den meisten Fällen zu teilen sein. Die (oft prozentualen) Anteile sind von Laien nur schwer zu ermitteln, da dies allein vor den Gerichten meist durch einen Vergleich entschieden wird. Allerdings sollte der Arbeitnehmer eine nicht näher aufgeschlüsselte Forderung (meist die Zahlung eines bestimmten Geldbetrags) des Arbeitgebers für den Schaden auf keinen Fall widerspruchslos hinnehmen. Der Arbeitgeber kann nicht ohne detaillierten Nachweis des Schadens und Dokumentation der Anteile des Verschuldens einen Schadensbetrag vom Gehalt des Arbeitnehmers abziehen. Dies würde man juristisch als „unsubstantiierte“ Darlegung, d.h. nicht bewiesene oder näher belegte Behauptung, bezeichnen. Diese rechtfertigt keine Minderung des Arbeitsentgelts.
In der Praxis ist der Fall am häufigsten, in dem sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer einen Anteil an dem Schaden haben. Hat nun der Arbeitgeber einen bestimmten Geldbetrag vom Arbeitnehmer gefordert, verlangt man zunächst den genauen Beweis der Schadenshöhe, d.h. Vorlage der Reparaturrechnungen. Außerdem wird dann der vom Arbeitgeber festgelegte Schadensanteil (z.B. 80 % trägt Arbeitnehmer 20% trägt Arbeitgeber) bestritten. Darüber hinaus muss geprüft werden, inwieweit der Arbeitgeber selbst ein Verschulden trifft. Diesbezüglich listet man alle Punkte in dem Schreiben auf, die in Betracht kommen und bittet um Nachbesserung der Berechnung der Schadensanteile.
Beispiele: Mangelnde Einarbeitungszeit, fehlende Einarbeitung, mangelhafte oder nicht durchgeführte Fortbildungen oder Schulungen, Vernachlässigung der Arbeitsschutzmaßnahmen, mangelnde Überwachung der Anlagen, technische Defekte aufgrund mangelhafter Wartung, Einsatz auf gefährlichen Arbeitsplätzen und gleichzeitige regelmäßige Überstundenableistung/ Arbeitsverdichtung, fehlendes Personal etc.