Treffpunkt Betriebsrat

Im Arbeitsleben werden eine Vielzahl von Daten von Mitarbeitern gespeichert. Im Rahmen des Datenschutzrechts ist zu überprüfen, welche Daten

• erhoben werden dürfen,
• gespeichert werden dürfen,
• verändert und genutzt werden,
• übermittelt werden.

Zunächst wurden auf Länderebene in den 70er Jahren Datenschutzgesetze verabschiedet. Das Bundesdatenschutzgesetz trat 1977 erstmals in Kraft und hat seitdem zahlreiche Veränderungen erfahren.

Bundesverfassungsgericht und Artikel 2 i.V.m. Artikel 1 Grundgesetz

In seinem Volkzählungsurteil aus dem Jahre 1983 hat das Bundesverfassungsgericht das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung als Ausfluss des allgemeinen Persönlichkeitsrechts und der Menschenwürde verankert. Das Urteil gilt als Meilenstein des Datenschutzes.

Strafrechtliche Regelungen

Durch das Strafgesetzbuch ist das Recht am gesprochenen Wortes durch § 201 StGB geschützt. Dies gilt auch im Arbeitsleben. Arbeitgeber, die Gespräche ihrer Mitarbeiter ohne deren Einwilligung aufzeichnen oder abhören, machen sich in der Regel strafbar. Des Weiteren ist das Recht am geschriebenen Wort durch § 202 StGB (Verletzung des Briefgeheimnisses) geschützt. Danach dürfen „verschlossene, verkörperte Schriftstücke“ – soweit es sich nicht um betrieblichen Schriftverkehr handelt – vom Arbeitgeber nicht geöffnet werden. E-Mails oder Faxe sind vom Post- und Fernmeldegeheimnis des § 206 StGB umfasst. Das Recht am eigenen Bild, also der Herstellung und Verbreitung eines Bildes, obliegt dem Betroffenen. Er entscheidet, ob und wie er in der Öffentlichkeit oder gegenüber Dritten dargestellt wird und wer diese Daten des Bildes speichert, nutzt oder übermittelt.

Das Bundesdatenschutzgesetz

Das Bundesdatenschutzgesetz, das erstmalig 1977 in Kraft trat, gilt sowohl für den öffentlich-rechtlichen als auch den privatwirtschaftlichen Bereich. Der Einzelne soll davor geschützt werden, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird. Personenbezogene Daten liegen vor, wenn es sich um Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (Betroffener) handelt.

Das Bundesdatenschutzgesetz unterscheidet verschiedene Phasen, nämlich das Erheben, Verarbeiten (Speichern, Übermitteln) und Nutzen von Daten. In § 4 BDSG ist die Zulässigkeit dieser Phasen geregelt. Es handelt sich dabei um ein Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Das heißt, eine Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung ist nur zulässig, wenn eine vorrangige Norm das Bundesdatenschutzgesetzes oder der Beschäftigte dies gestattet. Dabei ist gemäß § 4a BDSG an die Rechtswirksamkeit der Einwilligung des Betroffenen ein hoher Maßstab anzulegen. Danach bedarf die Einwilligung der Schriftform. Die Einwilligung muss in Ausübung des Selbstbestimmungsrechts erfolgen und soll daher ohne jeden Zweifel und ohne jeden Zwang die Verarbeitung der personenbezogenen Daten legitimieren.

Erhebung von Daten

Sonderproblem: Fragerecht im Rahmen des Bewerbungsverfahrens

Die hier durch die Rechtsprechung entwickelten Einschränkungen des Fragerechts können nicht durch die Einwilligung des Bewerbers oder Arbeitnehmers aufgehoben werden. Erlaubt sind folgende Datenerhebungen/Informationen:

• alle Stammdaten des Arbeitnehmers, Sozialdaten und der Lebenslauf
• Fragen nach Alter: problematisch (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz, siehe unten)
• Religion: nur bei Tendenzbetrieben
• Schwerbehinderung: grundsätzlich nicht, aber nach Abschluss des Arbeitsvertrags wegen des Anspruchs auf zusätzliche Urlaubstage und wegen Erfüllung bzw. Anrechnung auf die sonst zu leistende Abgabe des Arbeitgebers
• Fragen des Betriebsarzts: nur arbeitsplatzbezogen
• Alkohol- und Drogentest: nur bei konkreten Anhaltspunkten und einem entsprechenden Arbeitsplatz
• Vorstrafen: nur soweit sie einschlägig sind
• Schulden: nur wenn Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse vorliegen

In keinem Fall darf der Bewerber gefragt werden nach:

• Religion
• Lichtbild
• Schwangerschaft
• Elternzeit
• Schwerbehinderung (Bewerbungsverfahren)
• Gesundheitsdaten
• Gewerkschaft
• Wehrdienst
• DNA-Test
• psychologischer Test
• bisheriges Gehalt
• HIV-/Aids-Test
• Hobbys
• Nebentätigkeit.

Gemäß § 28 Abs. 1 BDSG ist darauf abzustellen, ob die Daten in einem vertragsähnlichen Verhältnis angefallen sind, d.h. also in der Bewerbungsphase oder in der Nachwirkung eines beendeten Arbeitsverhältnisses.

Verändern und Nutzen von Personaldaten

Eine Nutzung liegt immer dann vor, wenn Daten mit einer bestimmten Zweckbestimmung aufgewertet, zusammengestellt, abgerufen oder anderweitig zielgerichtet zur Kenntnis genommen werden. Auch hier sind spezielle Nutzungsverbote oder Gebote zu beachten. Bei der Nutzung muss eine Einwilligung vorliegen und die Nutzung der Personaldaten vom Vertragszweck gedeckt sein. Als Beispiele gelten hier die Informationen in der Lohnsteuerkarte, die nur den Finanzämtern dienlich sind. Auch Sozialversicherungsausweis und -nummer sind nur für die Sozialversicherungsträger und zur Vermeidung oder Aufdeckung illegaler Beschäftigung erforderlich.

Unter dem Verändern von Daten wird jede inhaltliche Umgestaltung von gespeicherten Daten und damit auch das Verknüpfen von Daten aus verschiedenen Dateien verstanden. Auch hier geht man von dem Grundsatzverbot mit Erlaubnisvorbehalt aus. § 4 Abs. 1 BDSG gilt entsprechend.

Des Weiteren darf nach § 39b EStG der Arbeitgeber die auf der Lohnsteuerkarte eingetragenen Daten nur für die Einbehaltung der Lohnsteuer verwenden und nicht anderweitig, also inner- und außerbetrieblich, nutzen.

Gleiches gilt für die Nutzungsverbote gemäß §§ 18f und 95 SGB IV. Die Sozialversicherungsnummer darf nur für die oben bereits geschilderten Zwecke genutzt werden. Es ist ausdrücklich verboten, die Versicherungsnummer als „Personenkennzeichen“ zu verwenden, d.h. um die Personaldaten zuzuordnen oder sie für den Zugriff zu erschließen. Sodann darf der Sozialversicherungsausweis auch nur zur Aufdeckung illegaler Beschäftigung dienen.

Beispiele von Nutzungen personenbezogener Daten im Arbeitsleben

Geburtstagslisten und Jubiläumsfeiern

Bei den Geburts- und Jubiläumslisten handelt es sich um personenbezogene Daten, bei denen eine Einwilligung erforderlich ist. Diese wird in der Regel unterstellt, da solche Listen üblich sind. Bei den sogenannten Rennlisten handelt es sich um Aktivitäten von Außendienstmitarbeitern. Sie dienen Abrechnungs- und Vertriebssteuerungszwecken. Bei Rang- bzw. Rennlisten soll ein Leistungsvergleich der Motivation dienen.

Das Übermitteln von Daten

Gemäß § 3 Abs. 4 Satz 2 Nr. 3 BDSG handelt es sich bei der Übermittlung von Daten um die Weitergabe der Daten an Dritte bwz. darum, dass Dritte zur Einsicht oder zum Abruf bereitgehaltene Daten einsehen oder abrufen. Gemäß § 3 Abs. 3 BDSG ist „Empfänger jede Person oder Stelle, die Daten erhält. Dritter ist jede Person oder Stelle außerhalb der verantwortlichen Stelle. Dritte sind nicht der Betroffene sowie Personen oder Stellen, die im Inland, in einem anderen Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum personenbezogene Daten im Auftrag erheben, verarbeiten oder nutzen.“ In welcher Form die Daten weitergegeben werden, ist unerheblich.

Sonderfall: Auftragsdatenverarbeitung

Die Auftragsdatenverarbeitung im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes sind dadurch charakterisiert, dass sich der Arbeitgeber eines Dienstleistungsunternehmens bedient, das die Verarbeitung personenbezogener Daten für ihn betreibt. Voraussetzung für eine Auftragsdatenverarbeitung sind:

• schriftlicher Vertrag mit detaillierter Auftragsbeschreibung
• sorgfältige Auswahl des Unternehmens
• Verantwortung des Auftragsgebers, gegebenenfalls Eingreifen beim Auftragnehmer, wobei nicht Erfüllung der datenschutzrechtlichen Pflichten
• Sitz des Unternehmens innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums

Das Löschen, Berichtigen und Sperren von Daten

Gemäß § 35 Abs. 1 BDSG haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf Berichtigung der gespeicherten unrichtigen Daten. Gemäß § 35 Abs. 4 BDSG besteht ein Anspruch auf Sperrung gespeicherter Daten. Gemäß § 35 Abs. 2 BDSG besteht ein Anspruch auf Löschung und zwar,

• wenn ihre Speicherung unzulässig ist,
• wenn es sich um sogenannte sensible Daten handelt (rassischer, ethnischer Herkunft, politische Meinung, Religion, sexuelle Identität usw.),
• bei Zweckerreichung,.
• bei mangelnde Erforderlichkeit einer länger währenden Speicherung.

Telekommunikationsgesetz und Telemediengesetz

Im Multimediabereich gelten das Telekommunikationsgesetz sowie das Telemediengesetz. Voraussetzung ist die Erlaubnis kraft ausdrücklicher oder konkludenter Gestattung der privaten Nutzung von Telefon, E-Mail oder Internet. Die Anwendung dieser Vorschriften auf die private Kommunikation erklärt sich daraus, dass beide Vorschriften von einem Anbieter-Nutzer-Verhältnis sprechen. Die Konsequenz aus der erlaubten privaten Nutzung ist, dass der Arbeitgeber insoweit einem weitgehenden Kontrollverbot unterliegt. Der Arbeitgeber darf nur die für den technischen Betrieb benötigten Daten vorübergehend speichern und gegebenenfalls Abrechnungsdaten festhalten. Er kann aber nicht die so gewonnenen Daten dazu nutzen, die Einhaltung des gestatteten Nutzungsrahmens zu kontrollieren. Der Arbeitgeber hat das Fernmeldegeheimnis (§ 88 TKG) einzuhalten für private Emails des Arbeitnehmers, die am Arbeitsplatz geschrieben oder gelesen werden.

Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz

Seit dem 18.08.2006 gilt das Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz. Im Bundesdatenschutzgesetz und im Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz werden Daten über rassische, ethnische Herkunft, religiöse oder philosophische (weltanschauliche) Überzeugung, Gesundheit (Behinderung) und Sexualleben geschützt. Daneben sind durch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz auch das Geschlecht und das Alter geschützt. Dies ergibt sich aus § 1 AGG. Diese Daten dürfen bei personellen Entscheidungen keine Rolle spielen, soweit nicht Ausnahmetatbestände des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes in Betracht kommen.